Referat: IT & Kommunikation
Zusammensetzung und Aufbau
- 1 Referent/Referentin
- 1 Beauftragter/e mit Schwerpunkt Soziale Medien
- 1 Beauftragter/e mit Schwerpunkt Datenschutz
- 1 Beauftragter/e mit Schwerpunkt Fachschafts-Wiki
- 1 Beauftragter/e mit Schwerpunkt Design
- Maximal 1 weiterer/e Beauftragter/e
Allgemeine Übersicht
Das IT Referat ist im Grundprinzip aufgebaut in einen leitenden Referenten sowie zwei unterstützende Beauftragte. Für gewöhnlich ist das Finden von Beauftragten jedoch erschwert, da sehr oft das Interesse am Technischen fehlt.
Das Referat für Informationstechnik & Kommunikation deckt ein breites Aufgabenfeld ab. Hierzu zählen die technische Wartung & Beschaffung der Geräte der Fachschaft wie auch deren Administration, aber auch das Verwalten von medialen Plattformen wie zum Beispiel Slack oder die Webseite der Fachschaft. Neben der Technik gehört auch die Instandsetzung sowie Durchführung der Kommunikation innerhalb der Fachschaft, aber auch nach außen zu den Studierenden und Professoren zu dem Tagesgeschäft des Referats.
Aufgabenbereiche im Detail
IT ~ Computer & Drucker:
Der Computer der Fachschaft benötigt durchgehende Wartung in Sachen Administration. Es muss regelmäßig darauf geachtet werden, dass die Software des Betriebssystems (Windows 10), aber auch die der wichtigsten Programme auf dem PC auf dem neuesten Stand sind. Anti-Viren Software muss geprüft werden und auf dem E-Mail Account der Fachschaft sammelt sich regelmäßig Spam & Junk. Bei letzterem muss darauf geachtet werden, dass die entsprechenden Absender blockiert und dem E-Mail-Müll der Fachschaft Einhalt geboten wird.
Auch ist die Überwachung auf Ordnung und Sauberkeit der Software des Fachschaft Computers wichtig. Der Fachschaft Account tendiert dazu viel Unordnung und unerwünschte Programme anzusammeln. Diese sind zu entfernen und das Chaos zu begrenzen, indem Dateien in die dafür vorgesehenen Ordner einsortiert werden.
IT ~ Anschaffung neuer Geräte:
Als Referat für IT & Kommunikation ist man der erste Ansprechpartner, wenn es darum geht neue, elektronische Geräte zu besorgen. Das beschränkt sich nicht nur auf Computer oder Drucker. Sei es ein Baustrahler, eine HiFi Anlage, ein Mikrofonsystem mit Verstärker oder auch nur ein simpler Wasserkocher. Man ist im Endeffekt zuständig für alles, durch das Strom fließt und sollte dahingehend entweder versiert sein oder das Interesse haben sich das nötige Wissen anzueignen.
IT ~ Sonstige Hardware:
Neben der Anschaffung neuer Geräte müssen natürlich auch alle anderen elektronischen Geräte vom Referat für IT & Kommunikation im Auge behalten werden. Stimmt etwas mit einem Gerät nicht, fällt es meist in die Hände dieses Referats zu prüfen, ob eine Reparatur möglich ist. Auch wenn das Büro neu geordnet oder umgestellt wird, ist das Referat dafür zuständig beispielsweise den Kabelsalat zu ordnen und korrekt zu zu teilen oder die Ladestation im Büro in regelmäßigen Abständen auf Funktionstüchtigkeit zu prüfen. Auch hier muss dafür gesorgt werden, dass die nötigen Anschlüsse zum Laden der üblichen Geräte zur Verfügung stehen.
IT & Kommunikation ~ Slack:
Slack ist die zentralste und wichtigste Plattform der Fachschaft für die interne Kommunikation und fällt somit perfekt in den Aufgabenbereich des Referats. Aufgaben hier sind das Einladen und Entfernen von Mitgliedern, die Erstellung und Schließung von Räumen & Kanälen und das allgemeine Verwalten von wichtigen Informationen. Auch müssen die Administratorrechte jedes Jahr oder sogar während des Semesters neu vergeben und genommen werden, sodass das Präsidium der FSV & der Vorstand des FSR administrative Rechte haben.
IT & Kommunikation ~ E-Mail Verteiler:
Am Anfang und auch während des Semesters kommen immer wieder neue Fachschaftler hinzu oder verlassen die Fachschaft. Aus diesem Grund ist der E-Mail Verteiler ein laufendes, nie endendes Projekt. Hier müssen Adressen eingepflegt und auf Wunsch gelöscht werden. Dies muss auch äußerst zeitnah geschehen, da man Ex-Fachschaftler, welche die Mails nicht mehr bekommen möchten nicht belästigt werden sollen und die Fachschaft natürlich die Neuzugänge auch so schnell wie möglich mit einbinden möchte.
IT & Kommunikation ~ Fachschaft Webseite:
Die Webseite der Fachschaft benötigt auch konstante Pflege. So muss das Fachschaft Wiki aktuell und auf dem neuesten Stand gehalten und Projekte der Fachschaft verfolgt werden. Neuigkeiten gilt es zu veröffentlichen, Informationen frei zu geben und Events in Zusammenarbeit mit dem Event Referat einzutragen.
Auch vom Vorstand gewünschte Umgestaltungen der Webseite müssen vorgenommen werden, wie auch das Einpflegen von neuen Bildern. Jedes Jahr schießt die Fachschaft Fotos von den Referaten und der gesamten Fachschaft, welche in den Dia-Slidern der Webseite eingefügt werden müssen.
Kommunikation ~ Facebook
Das Referat für Informationstechnik & Kommunikation muss in Zusammenarbeit mit dem Referat für die Erstsemester in allen Facebook Gruppen der Fachschaft zugegen sein. Hier werden alle aktuellen Informationen, Termine, Events, Partys etc. pp. in Absprache mit dem Vorstand gepostet und beworben. Facebook ist der wichtigste Kanal des Referats zu den Studierenden.
Kommunikation ~ Juridicum Bildschirme
Ähnlich wie Facebook werden auch die Bildschirme im Juridicum verwendet, um wichtige Informationen an die Studierenden weiter zu geben. Neben der üblichen Diashow über das Wetter und News der Universität kann die Fachschaft hier ebenfalls werben. Für gewöhnlich werden die Informationen auf den Bildschirmen knapp und als Blickfänger gehalten, mit Verweis auf die Fachschaft Webseite.
Kommunikation ~ Fachschaft Webseite
Unter "Aktuelles" werden durch das Referat die aktuellsten Informationen mitgeteilt. Studierende, welche über Facebook oder (häufiger) über den Bildschirm lediglich eine Vorinformation mit Verlinkung auf unsere Webseite erhalten haben, werden hier alle Informationen über das Event oder Projekt erhalten, die wir Ihnen mitteilen können. Daher ist es besonders wichtig, dass auch die Fachschaft Webseite mit Neuigkeiten gefüttert wird.
Kommunikation ~ Kontaktformulare
Auf der Fachschaft Webseite haben wir auch ein Kontaktformular. Hierüber melden sich Studierende aber auch externe Personen, wenn nicht über die E-Mail. Das Referat für IT & Kommunikation erhält die Beiträge des Kontaktformulars auf ihre Referat E-Mail Adresse. Von hier aus müssen die Anliegen der verschiedenen Personen weiter geleitet (z.B. an das richtige Referat, den richtigen Projektleiter, das richtige Mitglied in einem Gremium etc.) oder direkt bearbeitet werden.
Kommunikation ~ Internas & Sonstiges
Neben den typischen, oben genannten Aufgaben des, salopp ausgesprochen, IT Referats, zählt es auch dazu die interne Kommunikations abseits von Slack am Laufen zu halten. So sammelt das Referat jedes Semester oder zumindest jedes Jahr die Kontaktinformationen der Referenten, Beauftragten, Projektleitern & weiteren Fachschaftlern und stellt diese als Kontaktliste mitsamt E-Mail Adressen & Telefonnummern im Fachschaft Büro aus.
Fähigkeiten & Vorwissen
Technisches Verständnis
Als Referent sollte man definitiv ein gewisses Maß an technischem Verständnis mitbringen oder zumindest das Interesse dafür. Wie bereits erwähnt gibt es viele verschiedene Bereiche aus der Elektronik und Elektrotechnik, für die das Referat zuständig ist. So sollte der Referent auf jeden Fall die Neugier daran haben, etwas über dieses Thema zu lernen und sich mit vielen verschiedenen Belangen aus diesen Bereichen auseinander zu setzen.
Kenntnisse in HTML, dem Zusammenbau von Computern, simplem Programmieren und über das System Plone sind ein absoluter Vorteil und helfen bereits an vielen Ecken & Enden aus.
Teamarbeit
Das Referat für IT & Kommunikation lebt von der Zusammenarbeit mit anderen Elementen der Fachschaft. Zur Kommunikation muss stets mit dem Party, Event und Erstsemester Referat zusammen gearbeitet werden. Die Neuanschaffung verschiedener Objekte erfordert die Arbeit zusammen mit dem Finanzvorstand als auch mit der Studienorganisation.
Auch der Vorstand des Fachschaft Rats muss zwecks der Veröffentlichung und Bewerbung von Informationen oder der Administration des Fachschaft PCs immerzu mit einbezogen werden.
Neben der Fachschaft arbeitet man auch viel mit anderen Menschen, seien es externe Akteure, Studierende oder Professoren.
Klare Strukturen
Aufgrund der vielen verschiedenen Aufgabenbereiche des Referats ist es wichtig als Referent eine klare Struktur im Referat selbst aufrecht zu halten, da das IT Referat schnell zu chaotischen Zuständen neigt, in denen am Ende Niemand so genau weiß, wer welche Aufgabe übernimmt & verfolgt. Um dies zu vermeiden ist eine Aufgabenteilung aber auch die Fähigkeit zur Delegation von Arbeit äußerst wichtig.
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